Novogodišnja proslava za firme je događaj koji se dešava jednom godišnje i koji ostavlja utisak koji traje daleko duže. Problem je što mnoge firme taj utisak ne planiraju, nego se nadaju da će se dogoditi sam od sebe.
Sala, ketering, neka muzika i kraj. Zaposleni dođu, pojede se večera, nazdrave se i svi se razilaze bez posebnog osećanja. Proslava koja je trebalo da bude nagrada za naporan rad postane još jedna obaveza u kalendarku.
Razlika između proslave koje se pamte i onih koje se zaborave nije uvek u budžetu. Ona je u pristupačnijim stvarima: planiranju koje uključuje prave detalje, programu koji nije generičan i atmosferi u kojoj se zaposleni osećaju kao gosti, a ne kao publika.
Zašto novogodišnje proslave za firme često nisu dobre?
Najčešća greška pri organizovanju novogodišnje proslave za firme je pretpostavka da svi zaposleni žele isto. Mlađi deo tima traži energičniju atmosferu, stariji preferiraju opušteniji ambijent, roditelji male dece ne mogu ostati do kasno u noć, a introvertni zaposleni patnju prolaze kroz obavezno socijalizovanje u zatvorenom prostoru.
Program koji ignoriše tu raznovrsnost najčešće završi kao proslava za jednu grupu, dok ostali odsiže svoja dva sata i odlaze prvom prilikom. Iskrena proslava je ona u kojoj svaki zaposleni može da pronađe nešto za sebe, a ne ona koja mu servira isti program bez obzira na to što mu odgovara.
Drugi čest problem je tajming. Proslava koja se organizuje previše blizu samog datuma Nove godine suočava se sa praznim kalendarima zaposlenih koji su već napravili druge planove. Decembar je mesec koji se puni brzo i firma koja kasni s pozivnicama gubi i volju i pažnju tima.
Prostor koji određuje ton cele večeri
Prostor nije samo logistika. On određuje atmosferu, brzinu kojom će se gosti opustiti i ton koji će cela večer imati. Restoran s fiksnim rasporedom stolova i zidovima koji čuvaju svaki zvuk stvara formalnost čak i kada to nije namera. Atelijer, industrijski prostor, zimska bašta ili privatni krov u centru grada nude okruženje koje samo po sebi govori da je večer drugačija.
Veličina prostora mora biti usklađena s brojem gostiju. Prostor koji je prevelik za grupu čini proslavu praznom i hladnom, dok premali prostor stvara pritisak i žurbu koja obeshrabruje opuštanje. Optimalan prostor daje osećaj da je popunjen, a ne pretrpan.
Razmislite i o tome da li zaposleni imaju gde da parkiraju, da li je lokacija dostupna javnim prevozom i da li postoji opcija za one koji dolaze s porodicom.
Program koji ne forsira zabavu
Forsirana zabava je najlakše prepoznatljiva stvar na korporativnoj proslavi. Team building igre koje niko nije tražio, govori koji traju predugo i animatori koji probijaju granicu udobnosti gostiju, sve to stvara nelagodu umesto opuštenosti.
Program koji funkcioniše taj je koji zaposlene stavlja u poziciju slobodnog izbora. Živa muzika u pozadini, a ne ispred njih. Kratak neformalni govor umesto iscrpnog pregleda godišnjih rezultata. Deo večeri s ponuđenim aktivnostima, ali bez obaveze da svi učestvuju. Fotobudža ili sličan sadržaj koji se koristi kada ko želi, a ne u zakazanom terminu.
Ako organizujete proslavu za tim koji ima različite uzraste i navike, razmotrite format koji počinje ranije popodne i traje do kasnog popodneva umesto kasnovečernjeg formata. Mnogi zaposleni, naročito roditelji, lakše prisustvuju dnevnim programima i dolaze opuštenije nego kada moraju da balansiraju večernje obaveze.
Kad firma ima zaposlene s decom: Family Day kao alternativa
Firme s porodičnom kulturom sve češće biraju format koji uključuje i decu zaposlenih, umesto isključivo večernjih proslava za odrasle. Family Day format pre Nove godine nudi zaposlenim proslavu u kojoj mogu biti ono što jesu, a ne ono što se od njih očekuje na formalnom korporativnom događaju.
Deca na proslavi nisu smetnja, ona su razlog zbog kojeg se zaposleni relaksiraju brže od bilo koje team building aktivnosti. Dok deca uživaju u programu koji je prilagođen njima, odrasli dobijaju prostor za neobavezan razgovor i odmor koji im posle naporne godine zaista treba.
Ako razmišljate o tom formatu, organizacija novogodišnje proslave za firme s dečijim sadržajem zahteva planiranje koje uključuje animatore, prostor prilagođen različitim uzrastima i program koji ima jasan ritam za najmlađe goste.
Ketering i detalji koji prave razliku
Hrana i piće jesu osnova, ali nisu ono po čemu se proslava pamti. Ono što se pamti je pažnja prema detaljima: koktel bar koji radi od dolaska prvog gosta, a ne tek posle govora, sladoled stanica za decu, kafu-automat koji nije skriven u uglu, stolovi postavljeni tako da se može i razgovarati i jesti bez gužve.
Ketering koji pokriva i decu i odrasle sa sadržajem koji nije „dečija verzija“ ketering, već odvojeni sadržaj koji je uzrasno prilagođen, govori zaposlenima da su organizatori razmišljali o svima, ne samo o većini.
Dekoracija u novogodišnjem duhu ne mora biti skupa da bi bila upečatljiva. Dovoljna je konzistentnost: ista paleta boja na stolicama, stolnjacima i pozivnicama, nešto interaktivno poput foto rekvizita ili table na kojoj gosti pišu novogodišnje želje, i svetlost koja je topla umesto poslovne bele.
Koliko unapred treba početi s planiranjem?
Decembar je najzaposleniji mesec za sve agencije, prostorne kapacitete i katering servise. Firme koje planiranje ostave za oktobar ili novembar često ostanu bez prostora koji su htele, animatora koji su slobodni i termina koji odgovaraju timu.
Realan početak planiranja za novogodišnju proslavu zakazanu u decembru je septembar. U tom periodu se definišu format, okvirni budžet i broj gostiju. Oktobar je mesec za rezervacije prostora i agencija. Novembar donosi konkretne dogovore oko programa, keteringa i dekoracije.
Ako planirate organizacija novogodišnje proslave s dečijim programom, animatori i maskote se rezervišu ranije od svih ostalih sadržaja jer je njihova dostupnost u decembru ograničena. Ne ostavljajte tu stavku za poslednji trenutak.
Šta prepustiti agenciji, a šta zadržati u svojoj nadležnosti
Firma koja prvu proslavu organizuje sama najčešće potceni obim posla. Koordinacija prostora, keteringa, muzike, animatora, dekoracije i logistike za decu istovremeno je pun radno vreme, a ne posao koji se uklopi uz redovne obaveze.
Ono što ima smisla prepustiti agenciji je sve što zahteva iskustvo i kontakte: prostor, izvođači, animatori, ketering i koordinacija na dan događaja. Ono što firma treba da zadrži u sopstvenoj nadležnosti je vizija, broj gostiju, budžet i povratna informacija tima o tome šta im je važno.
Agencija koja organizuje proslave za firme nudi ne samo logistiku, nego i ideje koje su proverene i koje znaju da funkcionišu za različite tipove timova. Ako ne znate odakle da počnete, pogledajte šta nudi organizacija novogodišnje proslave za firme kao polaznu tačku za planiranje.